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Mangelhafte Projektkommunikation. Das ist, laut Studien, der häufigste Grund warum Projekte scheitern. Mit anderen Worten: Projekte scheitern, weil niemand mehr genau weiß, was zu tun ist, bis wann, was die anderen so machen und wie weit sie mit ihren Todos sind. Oder aber man verschwendet viel Zeit damit, sich immer wieder auf den neusten Stand zu bringen. Um die Projektkommunikation zu verbessern, hat die Projektmanagement-Software awork aus Hamburg eine neue Funktion eingeführt: Der Autopilot.

awork ist ein Projektmanagement-Tool, das Teams unter anderem dabei hilft Projekte zu planen, Aufgaben im Blick zu behalten und Zeiten zu erfassen. Selbst wenn dein Team aus 1-2 Personen besteht und der Projektumfang eher überschaubar ist, kann eine mangelhafte Projektkommunikation die Umsetzung trotzdem unnötig in die Länge ziehen.

Doch stell dir mal vor du könntest zumindest einen Teil der Projektkommunikation auf Autopilot setzen und jederzeit wissen: Läuft das Projekt wie geplant? Sind wir im Zeitplan? Reichen die geplanten Ressourcen aus?!

Genau das ist jetzt möglich mit der neuen Autopilot-Funktion von awork.

Leider bedeutet die neue Funktion nicht, dass du dich zurücklehnen kannst, während sich alle Aufgaben im Projekt wie von allein erledigen.

Vielmehr handelt es sich um eine Reihe von smarten Emails, die den Projektmanager und das Projektteam über den Projektverlauf informiert halten.

Die Idee dahinter: Solange der Autopilot nicht Alarm schlägt, ist alles in Ordnung. Sollten zum Beispiel das Zeitbudget oder die Projekt-Deadline überschritten werden, greift der Autopilot ein und informiert mit entsprechenden Mailings.

Projektkommunikation automatisieren: So geht's

Im ersten Schritt müssen wir den Autopiloten aktivieren – entweder bei einem neuen Projekt, oder bei einem der laufenden Projekte.

Beim Anlegen eines neuen Projekts hat man die Möglichkeit den Autopiloten direkt zu aktivieren und den Autopilot-Modus auszuwählen.

Du kannst aus 2 Methoden wählen:

Agil: Für alle Projekte, die keinen festen Zeitplan haben. Bei diesen Projekten orientierst du dich also eher an den Arbeitszeiten, die zur Verfügung stehen als an fixen Terminen (z.B. Kanban oder Scrum).

Wasserfall-Methode: Wenn du Deadlines und feste Verantwortlichkeiten schon ganz genau kennst. Wenn der zeitliche Faktor sehr wichtig ist, ist die Wasserfall-Methode die bessere Wahl.

Der Autopilot kann natürlich auch für ein bereits laufendes Projekt aktiviert werden.

Klicke dazu auf „Projekte“ und öffne das betreffende Projekt. Gehe dann auf „Einstellungen.“ Im Bereich „Autopilot“ kannst du den Autopilot aktivieren.

Ganz wichtig sind die Einstellungen rund ums Team.

Da der Projektverantwortliche andere Mails erhält, als die Projektmitglieder, ist es wichtig diesen korrekt im Projekt zu hinterlegen.

Um sicherzustellen, dass jedes Teammitglied die richtigen Benachrichtigungen bekommt, klicke das Projekt an und gehe auf „Details.“ Hier sind die aktuellen Teammitglieder aufgelistet. Klicke auf „Teammitglieder hinzufügen und entfernen“ um den Projektverantwortlichen auszuwählen.

Projektkommunikation automatisieren: Wann soll der Autopilot Alarm schlagen?

Um zu definieren bei welchen Ereignissen der Autopilot eingreifen soll, gehen wir wieder in die Projekteinstellungen und klicken bei Autopilot-Modus auf „Edit.“ Hier siehst du, wann dir der Autopilot eine Benachrichtigung schickt und du kannst ggf. Punkte ausschalten, die du nicht brauchst oder die für das Projekt nicht relevant sind.

Fazit:

Mit der neuen Autopilot-Funktion versucht awork dem größten Problem des Projektmanagements, nämlich der schlechten Kommunikation, entgegenzuwirken. Wer mit größeren Teams arbeitet oder gleichzeitig mehrere Projekte betreut, sollte seine Zeit nicht damit verschwenden, um ständig nachzuprüfen, ob das Projekt noch rechtzeitig abgeschlossen wird oder ob die Ressourcen reichen. Stattdessen kann man sich auf den Autopiloten von awork verlassen und bei Problemen rechtzeitig der Sache auf den Grund gehen.

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