Du bist selbstständig und denkst darüber nach, dir bei bestimmten Projekten oder Aufgaben eine Remote-Hilfe zu holen? Oder du hast bereits ein kleines, aber feines Team, das jetzt weiter wachsen soll? In diesem Artikel verrate ich dir, woran du bei der Einarbeitung eines neuen (virtuellen) Mitarbeiters denken musst und nenne dir meine Tool-Empfehlungen für das perfekte Team-Management.

1. Projekte verwalten: Team Management

In einem (virtuellen bzw. remote) Team ohne Projektmanagement-Software erfolgreich zu arbeiten ist so gut wie unmöglich. Ein Projektmanagement-Tool sollte der “Hub” der Unternehmenskommunikation sein. Hier werden Projekte angelegt und geplant, Aufgaben verteilt, Deadlines gesetzt, Dateien hochgeladen und das gesamte Team gemanagt.

Doch welches Tool für das Team Management wählt man dafür aus?

Nach mehreren Experimenten bin ich beim deutschen Anbieter awork aus Hamburg hängen geblieben. Die meisten Tools, die ich vorher ausprobiert habe, waren mir entweder zu überfrachtet mit (für mich) unnötigen Funktionen oder aber zu “nerdy.” Awork finde ich aus dieser Sicht genau richtig – modern, innovativ und minimalistisch. In diesem Artikel habe ich bereits über die wichtigsten Funktionen von awork berichtet.

Eine coole neue Funktion ist seitdem hinzugekommen: Die Timeline-Ansicht. In der Timeline kannst du alle Aufgaben eines Projektes im Zeitverlauf sehen. So siehst du sofort auf den ersten Blick, was zu tun ist und wer für die Aufgabe besetzt ist. 

Auch super praktisch ist die Möglichkeit, Zusammenhänge zwischen den Aufgaben darzustellen. Wenn eine Aufgabe darauf wartet, dass ein anderer Task abgeschlossen wird, kannst du diese Abhängigkeit in awork durch einen Pfeil darstellen. 

Diese Ansicht deiner Projekte ist nur in der Premium-Version von awork verfügbar, die du für 3 Monate komplett KOSTENLOS ausprobieren kannst, wenn du bei der Anmeldung den Gutscheincode TRAJAN3 eingibst.

awork Premmium 3 Monate kostenlos! Gutschein TRAJAN3
Hier klicken

2. Mit dem Team kommunizieren

Die Aufgaben sind nun verteilt und jeder weiß, was zu tun ist. Doch wie auch in “echten” Büros, haben auch Remote Teams Bedarf, sich schnell und unkompliziert auszutauschen, Fragen zu stellen oder sich auf dem Laufenden zu halten.

Am Anfang habe ich den Fehler gemacht, mit jedem einzelnen Teammitglied über verschiedene Kanäle zu kommunizieren. WhatsApp, Email, Facebook-Messenger… Es war alles dabei. Diese Art und Weise von Team Management war unübersichtlich und zeitfressend!

Also beschloss ich für die tagtägliche Kommunikation miteinander Slack zu nutzen. Hier kannst du pro Thema einen “Channel” anlegen und die entsprechenden Mitarbeiter einladen. Slack vereinfacht das Team-Management als Kommunikations-Tool enorm.

Selbst wenn du “nur” mit einem virtuellen Assistenten arbeitest, könnt ihr euch trotzdem für die verschiedensten Bereiche extra Channels erstellen, um die Kommunikation zu organisieren.

Noch ein Vorteil ist, dass awork eine Slack-Integration anbietet. So kannst du dich mit deinen Mitarbeitern über die awork-Aufgaben direkt in Slack unterhalten, oder aber von Slack heraus eine Aufgabe in awork erstellen – was ziemlich praktisch ist!

Übrigens, auch direkt in awork können Aufgaben kommentiert werden.

3. Prozesse definieren

Wenn du aktuell noch als “One Man/Woman Show” unterwegs bist, dann hast du wahrscheinlich deine Prozesse alle im Kopf.

Damit sind die einzelnen, kleinen Schritte gemeint, die du bei einer Aufgabe erledigst. Zum Beispiel weißt du ganz genau, was zu tun ist, wenn du einen Blog-Artikel oder einen Instagram-Beitrag veröffentlichen möchtest.

Doch was passiert, wenn du diese Aufgaben irgendwann abgeben möchtest? Du wirst feststellen, dass in der Aufgabe “Blog-Artikel veröffentlichen” mehr Einzelschritte notwendig sind, als du bisher dachtest.

Um deinem neuen bzw. zukünftigen Mitarbeiter den Einstieg zu erleichtern, fange am besten jetzt schon an, deine Prozesse festzuhalten und somit am Ende das Team Management zu beschleunigen. Stelle dir das wie eine Checkliste vor, die alle Steps beinhaltet, die erledigt werden müssen, um eine Aufgabe erfolgreich abzuschließen.

Auch hirezu bietet das Projektmanagement-Tool awork eine praktische Lösung: Aufgabenpakete.

Wie der Name vermuten lässt, sind sie ein vordefiniertes Set von Aufgaben, die sich mit nur einem Klick dem Projekt hinzufügen lassen.

So musst weder du, noch deine Mitarbeiter die wiederkehrenden Schritte jedes Mal aufs Neue in awork eintragen. Einfach das Aufgabenpaket importieren und Aufgaben abhaken.

Bei mir befinden sich zum Beispiel Aufgabenpakete zu folgenden Themen:
 

  • Wöchentlicher Content
  • Neues IGTV Video
  • Neue Podcast-Folge

Übrigens, bei awork findest du auch fertige Vorlagen, die du für deine Projekte nutzen kannst. Eine davon ist meine IGTV-Vorlage, die ich exklusiv für awork-User erstellt habe.

 4. Zeiterfassung und Abrechnung

Mit Freelancern bzw. Remote-Mitarbeitern zu arbeiten, statt Mitarbeiter fest einstellen, ist zumindest am Anfang eine beliebte Lösung. Doch das bedeutet auch, dass jedes Teammitglied nach Vereinbarung bezahlt werden muss.

Solltest du deine Mitarbeiter stundenweise bezahlen, dann muss es für dich transparent und nachvollziehbar sein, wie lange an welcher Aufgabe gearbeitet wurde.

So hast du nicht nur deine Personalkosten besser im Blick, sondern du kannst auch reagieren und unnötige Zeitfresser beseitigen, wenn du merkst, dass eine Aufgabe unverhältnismäßig viel Zeit in Anspruch nimmt oder genommen hat.

Zum Glück brauchst du dich dafür nicht auf die Suche nach zusätzlichen Tools für das Team Management zu machen, denn bei awork ist die Zeiterfassung automatisch dabei. Jeder awork-User kann direkt in der Aufgaben-Ansicht die Zeiterfassung starten und später auch exportieren. 

Fazit: Team Management via awork

Im Remote Team arbeiten hat viele Vorteile, doch es bringt auch einige Herausforderungen mit sich. Da der Kontakt “in echt” fehlt, müssen Teammitglieder auf Tools setzen, um ihre Kommunikation zu erleichtern und zu organisieren.

Zum Glück gibt es heutzutage viele davon. Nach mehreren Experimenten bin ich bei der deutschen Projektmanagement-Software awork geblieben, die sich in Kombination mit Slack prima für die Kommunikation im Remote Team sowie für das Team Management eignet.

Mach dir selbst ein Bild von awork und teste alle Premium-Funktionen komplett GRATIS für 3 Monate mit dem Gutschien TRAJAN3.

Lass mich danach gerne in den Kommentaren wissen, wie dir das Tool gefallen hat.

awork Premmium 3 Monate kostenlos! Gutschein TRAJAN3
Hier klicken